Personvernerklæring for Mental Helse

22.01.2019

Denne personvernerklæringen handler om hvordan Mental Helse samler inn og behandler din og andres personopplysninger. Med personopplysning menes opplysninger som kan knyttes til privatpersoner.
Behandlingen, som er både elektronisk og på papir, er i tråd med gjeldende personvernopplysninger, herunder EUs personvernforordning og tilhørende forskrifter.
Juridisk ansvarlig for behandlingen av personopplysninger hos Mental Helse er generalsekretær, Linda Berg-Heggelund. Selve behandlingsansvaret er delegert videre innenfor bedriften for å kunne bedre sikre korrekt behandling av alle opplysninger.

Personopplysningsloven gir alle rett til å ha få fullt innsyn i all data som er lagret om deg, samt krav på at uriktig, ufullstendig eller opplysninger som ikke skal behandles, blir slettet eller supplert.

For spørsmål angående behandling av personopplysninger i Mental Helse kan du kontakte oss:
Besøksadresse: Storgata 38, 0182, Oslo
Postadresse: Storgata 38, 0182, Oslo
Fakturaadresse: Storgata 38, 0182, Oslo
Telefon: 35 29 60 60
Organisasjonsnummer: 971 322 926

Det gjøres oppmerksom på at denne personvernerklæringen også gjelder Mental Helse sine underorganisasjoner:
• Venn1
• Hjelpetelefonen
• Arbeidslivstelefonen
• Sidetmedord.no
• ExtraStiftelsen
• Erfaringskompetanse
• Verdensdagen

Mental Helse vil tidvis oppdatere personvernerklæringen sin i tråd med gjeldende regler. Du vil alltid kunne finne sist oppdaterte versjon på våre nettsider.

Behandlingsansvarlig
Generalsekretæren Linda Berg-Heggelund er behandlingsansvarlig for Mental Helse sine personopplysninger.

Personopplysninger som lagres hos Mental Helse

Vi lagrer følgende personopplysninger om våre medlemmer og kunder:
• Navn
• Adresse
• Telefonnummer
• e-postadresse
• Fødselsdato
• Bilder
• Passord for «min side»
• Giverhistorikk

Personopplysninger som lagres hos Hjelpetelefonen
• Kjønn
• Alder
• Fylke
• Tema i henvendelser
• Førstegangs- eller returnerende innringere
• Samtaletid

Personopplysninger som lagres hos Sidetmedord.no
• Kjønn
• Alder
• Fylke
• Tema i henvendelser
• IP adresse
• E-postadresse (valgfritt)

Personopplysninger som lagres hos Arbeidslivstelefonen
• Kjønn
• Alder
• Fylke
• Tema i henvendelser
• Førstegangs- eller returnerende innringer
• Utdanningsnivå
• Status ift. arbeid
• Samtaletid
• E- postadresse (valgfritt)

Formål med behandlingen
Vi behandler opplysningene for å kunne gjennomføre våre forpliktelser etter avtale med deg. Det kan være å sende deg pakker som er bestilt eller å gi informasjon vedrørende for eksempel samlinger eller Verdensdagen for psykisk helse. Vi benytter også opplysningene for å kunne gi skattefradrag der det har vært donasjoner, i henhold til gjeldende skatteregler.

Informasjon om navn, adresse, telefon og e-postadresse benyttes for å kunne holde kontakt med deg som aktivt har tatt kontakt med Mental Helse. Der du har samtykket til det, benyttes også opplysningene til å gi deg informasjon, tilbud og service i forbindelse med din henvisning via e-post og telefon. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen Art 6 (a). Du kan når som helst takke nei til å motta slik informasjon fra oss.
Informasjonen vi behandler ved svartjenestene Hjelpetelefonen, Sidetmedord.no og Arbeidslivstelefonen, brukes for å få oversikt over demografiske data, tallfeste brukergrupper, og som et faglig grunnlag ved rapportering, forskning og videreutvikling av tjenestene. Om man ønsker å få tilsendt svarbekreftelse eller benytte tjenesten glemt passord, kan man valgfritt registrere e-postadresse. Denne informasjonen er kryptert, og benyttes ikke til datainnsamling el.lign.

Innhenting av personopplysninger
Vi lagrer de personopplysningene du har avgitt på våre nettsider i forbindelse oppretting av bruker for å logge inn på «min side».
Vi lagrer de personopplysningene du har avgitt våre ansatte i forbindelse med kontakt via chat og e-mail. Det vil også kunne lagres persondata som du selv har oppgitt over telefon i form av en logg.
Vi bruker informasjonskapsler/cookies på våre nettsider for å gi deg som besøker sidene best mulig kundeopplevelse og service. Lov om elektronisk kommunikasjon krever at vi informerer våre besøkende om bruk av informasjonskapsler (cookies).

På Mental Helse sine hjemmesider brukes følgende cookies:
Google Analytics – for å kartlegge besøksstatistikk og gjøre brukeropplevelsen bedre. For eksempel vil din interaksjon med en del av nettsiden bli husket, slik at når du returnerer så er «arbeidet» ditt lagret. Les mer om Google Analytics ved å følge denne lenken: https://developers.google.com/analytics/devguides/collection/analyticsjs/cookie-usage(_mentalhelse_session) – denne cookien sørger for at du forblir innlogget når du logger inn på nettsiden.
Alle cookies kan til enhver tid fjernes via nettleseren din.

Utlevering av opplysninger til tredjeparter
For å kunne oppfylle våre forpliktelser etter avtalen og/eller samtykket, utleveres nødvendige opplysninger til våre samarbeidspartnere. Vi har databehandleravtale med alle tredjepartsleverandører, i tråd med GDPR.

Lagring/sletting av personopplysninger
Vi lagrer personopplysningene dine hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.
For eksempel vil personopplysninger som behandles på bakgrunn av ditt samtykke bli slettet dersom du trekker tilbake samtykket. Personopplysninger vi har om deg som er nødvendig for å oppfylle en avtale, for eksempel ved skattefradrag, slettes når avtalen og alle plikter er oppfylt, om ikke annet er avtalt. Du kan når som helst kontakte Mental Helse for å få slettet alle lagrede personopplysninger som angår deg.
All data som lagres i Hjelpetelefonen og Arbeidslivstelefonen er fullstendig anonymisert og gir oss ingen opplysninger som gjør at vi kan identifisere enkeltpersoner. Telefondata lagres i en kryptert skydatabase. Alder, kjønn og bostedsfylke og temaer i samtalene lagres anonymt og sikkert i statistikkprogrammet Questback. Papirutgaven av registreringene (vaktrapportene) benyttes ved rapportgiving i vaktskiftene. Legges deretter i låsbare kontainere, fraktes til ekstern makulering oppbevares også der i låsbare esker.

Anonyme meldinger i Sidetmedord.no lagres trygt i en kryptert skydatabase hos ekstern leverandør. I tillegg har hver bruker et personlig område med oversikt over egne meldinger, foruminnlegg samt venneliste og venneinnlegg. Det er ingen tidsbegrensning på lagring av innlegg, men den enkelte bruker kan når som helst selv slette dette og bytte passord. Ved ønske om å slette brukerprofil, må man sende en henvendelse via kontakt oss skjemaet, så vil brukerprofilen bli slettet innen 48 timer.

Rettigheter for den registrerte
Vi behandler dine personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og gjeldende forskrifter. Det gjøres oppmerksom på at du kan kreve innsyn i og flytting av egne personopplysninger, samt kreve retting eller sletting av opplysninger.
Det kan klages til Datatilsynet på behandling i strid med reglene.

Du har følgende rettigheter:
Informasjon – Ytterligere informasjon om hvordan Mental Helse behandler og samler inn personopplysninger om deg
Innsyn – Fullt innsyn i all persondata Mental Helse har lagret om deg
Supplering – Legge til ekstra informasjon om din persondata dersom vi har mangler
Retting – Ved eventuelle feil i din persondata, vil vi rette på det
Sletting – Be om å få slettet all data Mental Helse ikke lenger har grunnlag for å beholde om deg
Du kan lese mer om disse rettighetene på datatilsynet.no (aktiv link)

Sikkerhetstiltak
Svartjenestene er opptatt av å ha best mulig sikkerhet spesielt med tanke på mindreårige brukere. Det er derfor lagt inn flere ulike funksjoner i løsningen som skal sørge for dette. Blant annet: Anonymisering av telefonnummer, krav om å underskrive taushetserklæring for alle ansatte, oppbevaring av vaktrapporter i lukkede bokser frem til makulering. SSL sikkerhetssertifikat på hjemmesider, I Sidetmedord.no er det kryptert innlogging med Captcha, anonymisert brukerprofil, automatisk ordfilter som genererer varslinger til driftsansvarlig og egen varsleknapp for alle brukere som setter dem i kontakt med administrator (kan benyttes ved bl.a. uakseptabel adferd i forum og vennetjeneste). Politiets Røde knapp ligger også lett tilgjengelig på siden (lenke til Kripos tipsmottak).

Alle brukere ved forum og vennetjenesten er forpliktet til å følge de regler og retningslinjer som er beskrevet under vilkår: https://www.sidetmedord.no/index.php/site/Forum/Regler-for-bruk-av-Forum-og-Vennetjeneste.
Alle dialoger i forum og vennetjeneste blir dessuten daglig fulgt opp og moderert av ansatte gjennom hele døgnet. Administrator forbeholder seg retten til å fjerne, redigere eller avslutte en dialog/ brukerprofil ved brudd på regelverket.
Dersom det kommer frem informasjon om at en av våre innskrivere blir utsatt for eller planlegger straffbare handlinger, eller vi mener det er en reell trussel om drap/ selvdrap, har vi jfr. straffeloven av 1902 § 196 avvergingsplikt samt rett til å ta i bruk nødrettsparagrafen, jfr. straffeloven av 1902 § 47. I slike sammenhenger kan vi videreformidle IP adresser til Politiet, som i neste runde avgjør om det skal settes i gang sporing el. lign. på bakgrunn av innsamlede data, deriblant IP adresser.

Informasjonssikkerhet
Vi sikrer dine personopplysninger ved både fysisk og virtuell adgangs- og tilgangskontroll, samt ved kryptering av sensitive deler av avgitte opplysninger. Vi har databehandleravtale med alle våre samarbeidspartnere som er databehandlere på vegne av oss.

Kontaktinformasjon
Henvendelser om hvilke opplysninger som er registrert, retting og sletting kan sendes skriftlig til følgende mail:
kristin.bergersen@mentalhelse.no
Kommunikasjonssjef
Mental Helse
Storgata 38, 0182, Oslo