Årsmøter og rapportering
Årsmøtet er lagets øverste myndighet. Her vedtas handlingsplan og budsjett for kommende periode, og man velger lagets styre. Det er også her styret rapporterer til lagets medlemmer på det som er gjort i året som har gått.
Årsmøter og rapportering
Årsmøtet er lagets øverste myndighet. Her vedtas handlingsplan og budsjett for kommende periode, og man velger lagets styre. Det er også her styret rapporterer til lagets medlemmer på det som er gjort i året som har gått.
For å hjelpe dere med planlegging, gjennomføring og etterarbeid i forbindelse med årsmøtene har vi samlet all informasjon på denne siden. Her finner dere sjekkliste for forarbeid og etterarbeid, maler for sakspapirer og rapporteringsskjema.
Sjekklister:
Før årsmøtet
- Styret må lage forslag til handlingsplan for kommende årsmøteperiode og budsjett for inneværende kalenderår
- Det må lages en årsmelding for foregående årsmøteperiode og et årsregnskap som skal godkjennes av lagets revisor(er) for foregående kalenderår.
- Årsmelding og regnskap skal signeres av hele styret
- Årsmøtet skal, sammen med saksliste og orientering om tidsfrister gjøres kjent for alle lagets medlemmer senest seks (fylkeslag) /fire (lokallag) uker før årsmøtet finner sted
- Alle sakspapirene til årsmøtet (årsmelding, årsregnskap, valgkomiteens innstilling, handlingsplan og budsjett) skal gjøres tilgjengelig for alle lagets medlemmer minimum to uker før årsmøtet.
- Saker som ønskes behandlet på årsmøtet må sendes styret innen oppgitt frist.
- Valgkomiteen bør starte sitt arbeid i god tid. Det er vedtatt retningslinjer for den sentrale valgkomiteens arbeid som ligger som vedlegg til Vedtektene. Disse er ikke forpliktende for fylkes- og lokallag, men hent gjerne tips og inspirasjon fra disse retningslinjene.
Etter årsmøtet
- Signert årsrapport med tilhørende årsmelding, revidert årsregnskap med revisors beretning, signert møteprotokoll og likepersonsrapport sendes uoppfordret til Mental Helse via elektronisk skjema, og kopi av dokumentene sendes via e-post til fylkeslag.
- Husk å melde inn eventuelle endringer i styresammensetningen til Brønnøysund.
- Dersom laget ikke er registrert i Frivillighetsregisteret, så skal dette gjøres. Fra 2020 vil ikke lagene motta likepersonmidler eller momskompensasjon dersom man ikke er registrert her.
Maler for årsmøtet:
Rapportering
En gang i året sender alle Mental Helses fylkes- og lokallag årsrapportering og rapport om likepersonsaktiviteter til Mental Helse sentralt. Rapporteringen er dokumentasjon på arbeidet dere gjør lokalt, og danner grunnlaget både for sentralleddets tilskudd og utbetalinger til lagene fra sentralleddet.
Ny og enklere måte å rapportere på
Fra og med i år (2026) skal all rapportering sendes inn elektronisk via vårt nye skjema. Vi tar ikke lenger imot rapportering på e-post eller i posten.
Den nye løsningen er laget for å:
- gjøre innsendingen enklere for lagene
- sikre at alle nødvendige dokumenter sendes samlet
- redusere behovet for manuell oppfølging
Skjemaet gir steg-for-steg-veiledning underveis, slik at dere enkelt ser hva som kreves før innsending.
Viktig: Alle dokumentene skal sendes inn i én innsending, så sørg for å ha alle dokumenter klare før dere starter.
Bruker dere StyreWeb?
Dersom laget bruker styreweb, kan vi hente ut regnskap direkte derfra, forutsatt at regnskapet er elektronisk signert både av stryet og revisor i StyreWeb.
Trenger dere hjelp med signering eller oppsett i StyreWeb, må dette tas direkte med StyreWeb.
Lagene må sende inn rapportering innen fristen for å få utbetalt sin andel av medlemskontingent, momskompensasjon og tilskudd til likepersonsaktiviteter.
Frist for rapportering er 31. mai.
Rapportering i etterkant av årsmøte inkluderer:
- Årsrapport for lag (skjema ligger nederst på siden)
- Årsmelding – signert av hele styret
- Årsregnskap signert av hele styret med revisors beretning
- Årsmøteprotokoll – signert av protokollunderskriverne
- Likepersonrapportering
Skjema for likepersonsrapportering finner du nederst på denne siden.
Send alt elektronisk til organisasjonsavdelingen via elektronisk skjema innen 31. mai. Lokallag sender kopi av årsrapportering til fylkeslaget via e-post.
Dersom fylkeslaget har delegatordning, må lokallagene dokumentere valg av delegater til fylkeslagets årsmøtet med protokoll fra lokallagets årsmøtet. Protokollen må være klar før fylkeslagets årsmøte.
Har du spørsmål?
Ta kontakt med organisasjonsavdelingen:
E-post: medlem@mentalhelse.no
Tlf: 352 96 060 tastevalg 2