Koordinering av frivillige

En frivillig i Mental Helse er en person som bruker av sin tid til å utføre oppgaver i regi av Mental Helse. Det finnes en rekke frivilligoppgaver, som eksempelvis likepersoner, brukerrepresentanter, YAM-instruktører, Venn1-instruktører, kafè-verter og andre frivillige som bidrar til at lokallagene får gjennomført aktivitet.

Vi i Mental Helse ønsker at våre frivillige skal ha en god opplevelse som frivillig i organisasjonen. For å legge best mulig til rette for frivillighet, har vi på denne siden samlet noen gode råd, veiledere og andre verktøy – til bruk i lokallagene.

Har du spørsmål knyttet til frivillighet i lokallaget, kontakt organisasjonsrådgiver: Jonas Ørnes Andersen

Slik lykkes du med frivillige i ditt lokallag

Det aller første lokallaget kan begynne dersom man ønsker å jobbe med rekruttering og oppfølging av frivillige, er å utnevne en ansvarlig person for frivillige i lokallaget. Kall vedkommende gjerne frivilligansvarlig. Vedkommende bør være en del av styret. Av personlige egenskaper bør det være en person som er god med mennesker og samtidig strukturert.

Etter lokallaget har utpekt en frivilligansvarlig, kan dere komme i gang. Under følger en enkel veileder til oppgaven. Dersom lokallaget ønsker utfyllende informasjon om de ulike områdene, så finnes det en mer utdypende veileder som nedlastbar fil nederst på siden.

Hva skal de frivillige gjøre?

Først må dere vite hva de frivillige skal gjøre. Hva har dere behov for at de gjør, og hva kan de frivillige trives med å gjøre? Definer oppgaven de frivillige skal utføre

Det å ha noe å tilby de frivillige er en forutsetning for å lykkes. De fleste lokallag har en rekke oppgaver som kan gjøres av frivillige. Det kan være mindre oppgaver som å hjelpe til med kjøring, vaffelsteking og kaffekoking – eller større oppgaver som eksempelvis å være ansvarlig for turgrupper, bowlingkvelder eller samtalegrupper for menn. I noen tilfeller er det styremedlemmene selv som gjør disse oppgavene, mens i andre tilfeller er oppgavene delegert til frivillige. Dersom et lokallag ønsker å gjøre mer enn det de gjør per i dag, kan det være lurt å bruke frivillige utenfor styret i større grad. Før dere setter i gang med rekruttering, er det viktig å ha oppgaver å tilby dem.

På sikt vil det komme en idèbank for aktiviteter som kan utføres i lokallaget på denne siden. I mellomtiden kan du kontakte din organiasjonsrådgiver for ideer til nye aktiviteter

Synliggjøring av oppgaver

Når dere vet hva dere ønsker at de frivillige skal gjøre, så må dere jobbe med å synligjøre dette. Dette er et kontinuerlig arbeid, og for best mulig rekruttering er det viktig å vise hvilke muligheter som finnes og hva vi gjør. Synliggjøring gjør dere eksempelvis ved å skrive om hva dere gjør av frivillighet på nettsidene deres, og dele det i deres sosiale medier. Lag gjerne artikler med intervjuer av frivillige dere har i aktivitet, eller egne artikler for rekruttering- dersom dere har behov for frivillige. Dersom dere trenger hjelp til synliggjøring kan dere kontakte organisasjonsrådgiver for råd og veiledning.

Rekruttering av frivillige

Rekruttering er en vesentlig del av frivilligarbeidet, og god rekruttering er avgjørende for å lykkes i arbeidet. Det handler om å finne rett person til rett oppgave, og handler vel så mye om forventningsavklaring og oppfølgning som det å få folk til å melde seg. Under følger en sjekkliste for rekruttering. Malene for gjennomføringen finner du i dokumenter, nederst på siden

Sjekkliste for rekruttering

Lag en beskrivelse av oppgaven. Bruk gjerne malen under
Legg ut oppdraget på nettstedet www.frivillig.no. Veiledning finner du under dokumenter nederst på siden
Lag en nyhetssak om oppdraget på deres hjemmesider
Del oppdraget i sosiale medier, på e-post og SMS til personer det kan være aktuelt for, i nyhetsbrev- eller fysisk på eksmepelvis studiesteder, kafeer, legesenter, helsehus, familiehus og frivilligsentraler
Kontakt alle frivillige som melder seg så fort som mulig. Gjennomfør gjerne en innledende samtale, og bli litt kjent med dem for å finne ut av om de passer til jobben eller ikke. De som ikke er kvalifisert må få et hyggelig avslag, og tilbud om å delta på andre ting i lokallaget.
Skap en forpliktelse ved at de får en oppstartssamtale, innrulleres i vårt frivilligsystem og signerer frivilligavtalen.
Gi dem tilstrekkelig opplæring. Forslag til introkurs er vedlagt
Ta dem godt i mot, og inkluder dem i deres miljø. Vi anbefaler at dere bruker tid på å bli kjent og ha det gøy med de frivillige. Dette kan bidra til at de føler seg inkludert og trygge

Innrullering i frivilligsystemet Mobilise

Mobilise er et system for å håndtere frivillige. Det gir dere mulighet til å følge hele rekrutteringsprosessen, og følge opp frivillige på en god måte. Videre gir det dere god oversikt over hvem de frivillige er, og dere kan sette frivillige opp på vakter, dele dokumenter og kommunisere direkte med dem via SMS og e-post fra systemet. Systemet snakker også sammen med medlemssystemet, slik at dere får fullstendig oversikt over både deres medlemmer og deres frivillige på ett sted. Mobilise er et godt system for sitt formål, men det krever opplæring for å lære seg hvordan man bruker det. For lokallag med mange frivillige i mange ulike oppgaver, så er det anbefalt å ta det i bruk. For mindre lokallag med få frivillige er det ikke så hensiktsmessig. Da kan man heller ha oversikt i et eget dokument, men del gjerne denne informasjonen med organisasjonsrådgiver som kan bistå med å legge de inn i systemet.

Ønsker ditt lokallag å ta i bruk Mobilise? Kontakt Organiasjonsrådgiver Jonas Ørnes Andersen

Ivaretakelse av frivillige

For at frivillige skal trives er det viktig at de blir tatt godt vare på. Her er noen forslag til hvordan dere kan ivareta frivillige

Opplæring. God opplæring sikrer mestringsfølelse og kvalitetssikring
Regelmessige samtaler. Frivillige med jevnlige samtaler med sin gruppeleder føler seg ivaretatt
Tilbakemelding. Konstruktiv tilbakemelding begge veier er viktig for utvikling
Anerkjennelse. Fordi vi trenger å bli sett og hørt
Utviklingsmuligheter og kreativ utfoldelse. Fordi det for mange er en vesentlig faktor for å forbli frivillige over lengre tid, og bidrar til utvikling og forbedring

Avslutte et engasjement

Det er mange grunner til at de frivillige slutter å være frivillige. Det kan være at oppgaven de er engasjert i tar slutt, at de ønsker å bruke tiden sin på noe annet, at de går lei, ønsker seg nye utfordringer, ikke har like mye ledig tid eller andre grunner. Uansett grunn, så er det viktig å ha en dialog rundt dette slik at vi kan legge til rette for at avslutningen blir så god som mulig – og at de frivillige forlater organisasjonen med et godt inntrykk, og en følelse av at de har blitt godt ivaretatt. Dersom vi får mange frivillige som slutter av misnøye, så bidrar det til å svekke vårt omdømme og vil gjøre det vanskeligere å rekruttere frivillige.

Slik avslutter du på en god måte